Grupo Enplater (hierna: de Groep) heeft een intern meldsysteem (SIIF) ingevoerd, dat de verschillende interne meldkanalen van de organisatie samenbrengt en een essentieel onderdeel vormt van het bevorderen van een cultuur van ethisch, verantwoord en duurzaam handelen, in samenhang met de plicht tot toezicht, controle en preventie op het gebied van compliance.
Het systeem is de voorkeursroute en een verplicht te gebruiken instrument om meldingen van inbreuken en niet-naleving van regelgeving zorgvuldig door te geven, met volledige bescherming van melders, zonder risico op represailles en met de nodige beschermingsmaatregelen.
Het SIIF is ontworpen, ingericht en wordt beheerd met de nodige maatregelen en mechanismen voor beveiliging, vertrouwelijkheid, gegevensbescherming en bescherming van de melder. Daarvoor werken we samen met een extern adviesbureau als deskundige, dat een hoog niveau van professionaliteit, ervaring, onafhankelijkheid, vertrouwelijkheid en naleving van het toepasselijke regelgevingskader biedt.
Bijgevolg heeft de Groep het SIIF voorzien van een reeks waarborgen, waaronder anonimiteit/anonimisering, correcte registratie, bewaring en onveranderlijkheid van de informatie, voorkoming van belangenconflicten, bescherming van de melder en het verbod op represailles.
Voor een gedetailleerd overzicht van de beginselen en fundamentele waarborgen die gelden voor het interne meldsysteem van de Groep op grond van de eisen van de nieuwe regelgeving, kunt u het Algemeen beleid inzake het interne meldsysteem en de bescherming van melders raadplegen.
Meldkanalen
De Groep heeft verschillende interne meldkanalen ingericht waarmee meldingen schriftelijk of mondeling kunnen worden gedaan. Hiervoor maakt de Groep gebruik van de inrichting, het ontwerp en de ondersteuning van een externe deskundige, om het hoogste niveau van professionaliteit, ervaring, onafhankelijkheid, vertrouwelijkheid, gegevensbescherming en bescherming van de melder te bieden, evenals op andere relevante gebieden voor dit soort kanalen. In ons Beleid vindt u uitgebreidere informatie over de technische kenmerken van de kanalen. De kanalen van ons SIIF zijn de volgende:
Online/digitaal kanaal
De Groep stelt een online tool ter beschikking waarmee iedere werknemer of persoon die met de Groep verbonden is een schriftelijke melding kan doen via de volgende link: www.corporate-line.com/cnormativo-enplater
Deze tool beschikt over beveiligingsmaatregelen die de bescherming van de informatie, de identiteit van de melder en die van de betrokken personen waarborgen, evenals de vertrouwelijkheid en geheimhouding van het volledige proces van behandeling en afhandeling van de melding.
Persoonlijk kanaal / „Face to face”
Een andere mogelijkheid die de Groep biedt aan haar werknemers en aan derden met wie zij een relatie heeft, is het persoonlijke kanaal, waarmee mondelinge meldingen kunnen worden gedaan tijdens een persoonlijk gesprek of via videoconferentie.
Om de naleving te waarborgen van de toezeggingen en waarborgen in ons Beleid en in het regelgevingskader dat op dit soort meldingen van toepassing is, heeft de Groep de behandeling van deze meldingen toevertrouwd aan het externe adviesbureau. Zo is de bescherming van de identiteit van de melder gewaarborgd, zowel bij het aanvragen van een afspraak en bij het persoonlijk doen van een melding als op de plaats waar deze wordt gedaan.
De professionals van het externe adviesbureau zijn verantwoordelijk voor de behandeling van verzoeken om via dit kanaal een melding te doen, en voor het verzamelen en bewaren van alle informatie die in die verzoeken wordt verstrekt. Zoals de wet voorschrijft, worden deze gesprekken met voorafgaande toestemming van de melder vastgelegd door middel van een geanonimiseerde opname.
Om van dit kanaal gebruik te maken, moet u via de volgende contactgegevens een afspraak aanvragen:
De openingstijden voor melders zijn:
Om de nodige beschermings- en beveiligingsmaatregelen voor dit soort meldingen te waarborgen, kunnen meldingen niet rechtstreeks per telefoon of e-mail worden gedaan en worden deze ook niet geregistreerd. Deze twee middelen zijn uitsluitend bedoeld om met het technisch personeel de dag, het tijdstip en de plaats voor de persoonlijke melding af te spreken.
Wij verzoeken u de bovenstaande aanwijzingen te volgen om de officiële kanalen van de Groep voor het doen van meldingen correct te bereiken en te gebruiken, zodat al onze nodige beveiligings- en beschermingsmechanismen kunnen worden toegepast.
Voor vragen over de werking van het interne meldsysteem van de Groep kunt u contact opnemen met de Systeemverantwoordelijke via het volgende e-mailadres: SIIF@enplater.com