Grupo Enplater (im Folgenden die Gruppe) hat ein internes Hinweisgebersystem (SIIF) eingeführt, das die verschiedenen internen Meldekanäle der Organisation bündelt und ein zentrales Element zur Förderung einer Kultur ethischen, verantwortungsvollen und nachhaltigen Handelns darstellt, verbunden mit der Pflicht zur Überwachung, Kontrolle und Prävention im Bereich der Compliance.
Das System ist der bevorzugte Weg und ein verbindlich zu nutzendes Instrument, um Meldungen über Verstöße und die Nichteinhaltung von Vorschriften sorgfältig weiterzuleiten, mit vollständigem Schutz der Hinweisgeber, ohne Risiko von Repressalien und mit den erforderlichen Schutzmaßnahmen.
Das SIIF wurde mit den erforderlichen Maßnahmen und Mechanismen für Sicherheit, Vertraulichkeit, Datenschutz und Hinweisgeberschutz konzipiert und eingerichtet und wird entsprechend betrieben. Dazu arbeiten wir mit einer externen Beratungsgesellschaft als Expertin zusammen, die ein hohes Maß an Professionalität, Erfahrung, Unabhängigkeit, Vertraulichkeit und Einhaltung des geltenden Rechtsrahmens gewährleistet.
Folglich hat die Gruppe das SIIF mit einer Reihe von Garantien ausgestattet, darunter Anonymität/Anonymisierung, ordnungsgemäße Erfassung, Aufbewahrung und Unveränderbarkeit der Informationen, Vermeidung von Interessenkonflikten, Schutz des Hinweisgebers und das Verbot von Repressalien.
Ausführliche Informationen zu den Handlungsgrundsätzen und den grundlegenden Garantien, die gemäß den Anforderungen der neuen Gesetzgebung für das interne Hinweisgebersystem der Gruppe gelten, finden Sie in der Allgemeinen Richtlinie zum internen Hinweisgebersystem und zum Hinweisgeberschutz.
Meldekanäle
Die Gruppe hat verschiedene interne Meldekanäle eingerichtet, über die Meldungen schriftlich oder mündlich abgegeben werden können. Zu diesem Zweck stützt sich die Gruppe bei Einrichtung, Gestaltung und Betreuung auf einen externen Experten, um ein Höchstmaß an Professionalität, Erfahrung, Unabhängigkeit, Vertraulichkeit, Daten- und Hinweisgeberschutz sowie in weiteren für diese Kanäle relevanten Bereichen zu gewährleisten. Ausführlichere Informationen zu den technischen Merkmalen der Kanäle finden Sie in unserer Richtlinie. Die Kanäle unseres SIIF sind folgende:
Online-/Digitaler Kanal
Die Gruppe stellt ein Online-Tool zur Verfügung, über das alle Mitarbeitenden und alle Personen, die mit der Gruppe in Verbindung stehen, eine schriftliche Meldung über folgenden Link abgeben können: www.corporate-line.com/cnormativo-enplater
Dieses Tool verfügt über Sicherheitsmaßnahmen, die den Schutz der Informationen, der Identität des Hinweisgebers und der betroffenen Personen sowie die Vertraulichkeit und Diskretion des gesamten Bearbeitungsprozesses der Meldung gewährleisten.
Persönlicher Kanal / „Face to face“
Ein weiterer Weg, den die Gruppe ihren Mitarbeitenden und Dritten, die mit ihr in Beziehung stehen, zur Verfügung stellt, ist der persönliche Kanal, über den mündliche Meldungen in einem persönlichen Gespräch oder per Videokonferenz abgegeben werden können.
Um die Einhaltung der in unserer Richtlinie und im geltenden Rechtsrahmen für diese Art von Meldungen festgelegten Verpflichtungen und Garantien sicherzustellen, hat die Gruppe die Bearbeitung dieser Meldungen der externen Beratungsgesellschaft übertragen. So ist der Schutz der Identität des Hinweisgebers sowohl bei der Terminanfrage und bei der persönlichen Abgabe der Meldung als auch am Ort ihrer Abgabe gewährleistet.
Die Fachleute der externen Beratungsgesellschaft sind für die Bearbeitung der Anfragen zur Abgabe von Meldungen über diesen Kanal sowie für die Erfassung und Aufbewahrung aller in diesen Anfragen gemachten Angaben verantwortlich. Wie gesetzlich vorgeschrieben, werden diese Gespräche mit vorheriger Zustimmung des Hinweisgebers durch eine anonymisierte Aufzeichnung dokumentiert.
Um diesen Kanal zu nutzen, müssen Sie über folgende Kontaktwege einen Termin vereinbaren:
Die Sprechzeiten für Hinweisgeber sind:
Um die erforderlichen Schutz- und Sicherheitsmaßnahmen für diese Art von Meldungen zu gewährleisten, können Meldungen nicht direkt per Telefon oder E-Mail abgegeben werden und werden auf diesem Weg auch nicht erfasst. Diese beiden Kontaktwege dienen ausschließlich dazu, mit dem Fachpersonal Tag, Uhrzeit und Ort für die persönliche Meldung zu vereinbaren.
Wir bitten Sie, die oben beschriebenen Hinweise zu befolgen, um die offiziellen Kanäle der Gruppe für die Abgabe von Meldungen ordnungsgemäß zu erreichen und zu nutzen und damit alle erforderlichen Sicherheits- und Schutzmechanismen greifen können.
Bei Fragen zur Funktionsweise des internen Hinweisgebersystems der Gruppe können Sie sich unter folgender E-Mail-Adresse an den Systemverantwortlichen wenden: SIIF@enplater.com